Digitalização e Arquivamento Digital de Documentos no Centro de Comunicação da Polícia Militar de São Paulo

Resumo

O objetivo deste Relato Técnico é verificar como o processo de digitalização e arquivamento digital de documentos contribuiu para que a Seção de Comunicação Social (PM-5) da Polícia Militar do Estado de São Paulo (PMESP) diminuísse o custo de compra de seus insumos para escritório, a redução do espaço físico utilizado para armazenamento de armários e pastas por meio do uso de um local virtual de armazenamento. O relato técnico foi desenvolvido por meio de um estudo de caso na PM-5, em que, utilizando-se da padronização de rotinas que minimizou a possibilidade de erros administrativos, foi possível implantar o referido processo, de modo que o manuseio do arquivo ficasse extremamente fácil e rápido, inclusive quando da disponibilização de cópias aos requerentes. Com apenas uma máquina de fotocópia com a função de digitalizar e salvar em rede, foi o bastante para criar um arquivo digital. Com isso, foi possível economizar com folhas e tinta de impressora que, anteriormente eram necessárias e, também com verba para aquisição de arquivos e espaço físico. Por fim, se bem aplicada, em relação às peculiaridades de cada repartição, torna-se possível que o funcionalismo público, ao menos em se tratando de arquivo de documentos, passe a priorizar e tratar com a devida relevância o apelo sustentável desta prática.