Diagnóstico de Métodos de Trabalho: Analíse de uma Unidade Administrativa Universitária

Resumo

O objetivo deste relato é ressaltar a importância da identificação de mecanismos de trabalho em pequenas unidades administrativas. Pretendeu-se indicar a metodologia mais adequada para a modelagem e mapeamento dos processos de trabalho, quando as organizações não estivessem estruturadas dentro do conceito de Gestão de Processos. Como referencial, recorreu-se a algumas abordagens que podem auxiliar os consultores em diagnóstico situacional. Também foi foco o mapeamento de processos, com suas técnicas e principais ferramentas. A pesquisa foi caracterizada como estudo de caso e adotou as técnicas de análise documental e bibliográfica, entrevista e observação pessoal. Constatou, mediante a aplicação da metodologia de mapeamento de processos de Oliveira (2007), que a unidade administrativa investigada não possuía seus processos e subprocessos institucionalizados, e que grande parte do conhecimento, quanto às rotinas processuais, eram tácitas, estando centralizadas em apenas uma servidora. Mediante essa constatação, realizou-se a modelagem de processo Modelo AS IS, retratando a realidade dos procedimentos atuais. Como proposta de intervenção, sugeriu-se à unidade administrativa o remapeamento dos subprocessos, utilizando o modelo TO-BE, entrando em consenso com todos os atores envolvidos e validando o novo fluxo. Ademais, recomendou-se à organização a institucionalização deste novo método de trabalho, registrando-o por meio de fluxogramas e manuais.